Good Practices

PUMA (Projekt-Umfeld-Analyse)

Eine Projekt-Umfeld-Analyse ist für die Planung und Strukturierung von Projekten unabdingbar. Zusammenfassend sind die wichtigsten Punkte der Projekt-Umfeld-Analyse aufgeführt:

Definition Projekt-Umfeld-Analyse (PUMA)

Bei der PUMA handelt es sich um den Kontext des Projektes. Daher sollten vor Beginn des Projektes die internen und externen Einflussfaktoren aufgeführt werden. Um das Projektumfeld zu erfassen, sollten Projektleiter drei Perspektiven anwenden: das zeitliche Umfeld, das soziale Umfeld und das sachliche Umfeld. Während des Projektes sollte die PUMA regelmäßig überprüft und angepasst werden.

Die Projekt-Umfeld-Analyse und ihre Aufgaben (nach Dr. Andreas Tremel)

  • Identifizierung aller Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren
  • Präventive Erkennung von Projektrisiken
  • Entwicklung von Handlungsmöglichkeiten zur Beeinflussung des Projektumfelds
  • Richtlinie für die Projektplanung
  • Identifizierung aller Stakeholder
  • Durchführung einer Projekt-Umfeld-Analyse
  • Identifikation des Projektumfeldes
Bildquelle: www.gpm-blog.de

Bildquelle: www.gpm-blog.de

Generell kann der Projektleiter das Projektumfeld in drei verschiedene Perspektiven untergliedern: soziales Umfeld, zeitliches Umfeld und sachliches Umfeld.

Soziales Umfeld (projektinternen und projektexternen Stakeholder sowie deren jeweiligen Erwartungen und Ängste): Erkennen des Einflusses der Personen oder Personengruppen, Entwicklung von vorbeugenden oder korrigierenden Maßnahmen, Beziehungen der Stakeholder untereinander beachten!

Zeitliches Umfeld: Alle Tätigkeiten vor Beginn und nach Abschluss des Projektes, besonders Vorfälle und Gegebenheiten, die sich auf das Projekt auswirken könnten.

Tätigkeiten, die vor Beginn eines Projektes anfallen, sind zum Beispiel der Projektantrag, die Entscheidung über die Art der Projekteinbindung in die Unternehmensorganisation, die Definition der Projektrollen und die Auswahl der Projektmitarbeiter.

Tätigkeiten, die nach Abschluss eines Projektes anstehen, sind beispielsweise die Weiterentwicklung der Projektergebnisse und Änderungen in der Organisationsstruktur des Unternehmens.

Sachliches Umfeld: Zusammenhang des Projektes mit der Unternehmensstrategie und mit anderen Projekten. Wichtige Leitfragen sind:

Verfolgt das Projekt dieselben Strategien und Ziele wie das Unternehmen?

Werden die Unternehmensstrategie und das Unternehmensziel durch das Projekt beeinflusst?

Treten für  andere Projekte im Unternehmen Risiken oder Chancen ein?

Wie wird das Projekt mit anderen Projekten abgestimmt, falls nötig?

 

Empfehlungen für das Projekt entwickeln

Erstellung eines Maßnahmenplans, der die Lösungsansätze im Falle einer Korrektor oder Vorbeugung für die aufgeführten Probleme aufführt. Gleichzeitig sollten Strategien zur Risikominimierung von hinderlichen Einflüssen durch Stakeholder und Ansätze zur Verstärkung des positiven Einflusses im Maßnahmenplan abgeleitet werden.

 

Variable Rahmenbedingungen beobachten

Ist das Projekt erfolgreich durchgeführt, gilt die PUMA als abgeschlossen. Während des Projektes ist eine andauernde Boabachtung der PUMA essentiell, damit die Projektmitarbeiter auf Änderungen schnell reagieren können.

Textquelle und weitere Infos:

http://gpm-blog.de/unverzichtbar-die-projekt-umfeld-analyse/

Gastbeitrag von Dr. Andreas Tremel